Hasznos információk - Rendezvényhelyszínek

A rendezvény helyszíne

Először végig kell gondolnunk, hogy az időjárás szempontjából szabadtéri helyszínre, vagy zárt helyre visszük a rendezvényünket.

Nyáron természetesen a szabadtéri helyszínek nyújtják a legtöbb lehetőséget:

- Nincs korlátozva a férőhely

- Szélesebb körű vendéglátás

- Több program lehetőség

A szabadtéri helyszínek esetén jelentkező problémák:

- Csapadék, vagy szeles, viharos idő van

- Színpadkészítéskor fedett színpadot kell építeni, mely nagyobb költséggel jár

- Erősebb hang- és fénytechnika a kültéri helyszín miatt

- Megfelelő infrastruktúra kiépítése

Legprofibb megoldás ebben az esetben, ha felkészülünk az eshetőségekre:

- Időjárási előrejelzés lekérése

- Eső esetén sátor vagy megfelelő zárt helyszín bebiztosítása

A zárt helyszínek nyújtotta lehetőségek:

- Időjárás nem befolyásoló tényező

- Nincs szükség fedett színpadra

- Terem méretének tudatában pontosabb hang- és fénytechnikai meghatározás

A zárt helyszíneknél is adódhatnak korlátozó tényezők:

- Adott számú érdeklődőt tud csak fogadni

- Magasabb bérleti díjak

Ahhoz, hogy eldöntsük milyen helyre visszük a rendezvényt, már a szervezés kezdetén meg kell határoznunk néhány alapvető dolgot:

- A rendezvény célja?

- Hány főre tervezzük?

- Milyen programokat szeretnénk a rendezvény keretében?

- Ki a célközönség?

- Mennyi a költségkeret?

Technikai követelmények

Ha már meghatároztuk a rendezvény dátumát, helyszínét, fellépő szereplőket, jöhet a rendezvényszervezés nem éppen legizgalmasabb része, a technika kiválasztása. Sok kiváló rendezvénytechnikai cég létezik az ország területén. A szállítási költségek miatt érdemes környékbeli technikai céget felkérni a rendezvény hangosítására. Esetenként a vidéki hangosító cégek felszerelése alulmarad a nagyvárosi cégek által biztosított minőséghez, ezért fontos leellenőrizni a választott céget (referenciák bekérése )

Zárt helyszínen lévő rendezvény és playback fellépők műsora esetén:

Min. 2 x 400 W-os erősítőt és hangfalat, keverőpultot, CD lejátszót, 2 db élő URH-s mikrofont, és legalább 3x4 m-es stabil színpadot kell biztosítani.

Szabadtéri helyszínen lévő rendezvény és playback fellépők műsora esetén:

Min. 2 x 1000 W-os erősítőt és hangfalat, keverőpultot, CD lejátszót, 2 db élő URH-s mikrofont, legalább 3x4 m-es stabil, fedett színpadot kell biztosítani.

Zárt és szabadtéri helyszínen lévő rendezvény és élő koncert műsor esetén:

A fellépő zenekarral egyeztetve kell a technikai követelményeket meghatározni. (Színpad méret, hang- és fénytechnika igény) Általában minden koncertező zenekar rendelkezik egy technikai leírással, ill. saját technikussal, így a helyszín és a zenekar közötti pontosítás a lehető legkevesebb problémát adó megoldás.

Amennyiben a fellépőik között, nem csak élő koncert, hanem playback fellépések is szerepelnek, az élő koncerthez biztosított hangtechnika megfelel a playback fellépésekhez is.

Szabadtéri rendezvény esetében fedett színpad és a színpad köré kordon elhelyezése szükséges.

A fellépők kényelméről való gondoskodás:

- Zárható öltözőt (szükség esetén fűthető), vagy annak megfelelő helyiséget, a lehető legközelebb a színpadhoz.

- Az előadóművészeknek általában fejenként 1-l l üdítőt, 2 db szendvicset, és egy tiszta törölközőt ajánlott bekészíteni, mely nem kötelező jellegű, de a jó fellépő hangulat alapja.

- Rendezői őrzést, biztonsági védelmet az előadóművész(ek) és értéktárgyaik őrzésére.

(2 fő a színpadra történő eljutásig és újabb 2 rendezőt a műsor alatt.)

Infrastruktúra kiépítése

Zárt helyszín:

- Helyszín bérlés ( terem bérlet )

- A helyszín biztosítja az infrastruktúrát

- Ruhatár

Szabadtéri helyszín:

- Mobil WC ( száma függ a várható közönség számától)

+ 1 db a fellépőknek

+ 1 db a szervezők és a személyzet részére

- Áram - Elektromos Művekkel egyeztetve

- Ügyeletes villanyszerelő a rendezvény idejére

- Terület foglalás helyi önkormányzattal egyeztetve

- Egészségügyi szakhatósági engedély ( étel árusítása esetén )

- Víz - Vízművekkel egyeztetve

- Takarítás

- Parkolási lehetőségek biztosítása

- Igény esetén sátor és kellék bérlés

Mit tegyünk, ha a leggondosabb szervezés ellenére is csapadékos az időjárás?

- Fedett színpad esetén a fellépéseket nem zavarja, amennyiben orkán erejű szél nem kíséri a zivatart. A közönség már rosszabb helyzetben van, hiszen szabadtéren állva és elázva, nem biztos, hogy pozitív véleményt alakít ki a rendezvényről, vagy rosszabb esetben meg sem látogatja rendezvényünket.

Mivel védekezhetünk?

- Tájékoztatva a várt közönséget, rossz idő esetén zárt helyszínre vinni a rendezvényt.

- Esőnap leszervezése és meghírdetése

- Sátor

A rendezvényhelyszínek kiválasztásához kapcsolódó egyéb szolgáltatások:

Rendezvényhelyszínek / Rendezvényszervezés

A rendezvényt az aktualitása határozza meg. Ennek kell, hogy megfelelő legyen a rendezvényszervezés. >>

Rendezvényhelyszínek / Kiszolgáló egységek

Egy rendezvény sikeréhez sokszor járulnak hozzá olyan tárgyak eszközök, melyek ottlétét nem is nagyon vesszük észre, hiányukat azonban annál jobban éreznénk. >>

Rendezvényhelyszínek / Rendezvénytechnika

A megfeleleően kiválasztott helyszín, a jó stáb és az alaposan átgondolt programszerkesztés biztosítja a rendezvények sikerességét. >>

Rendezvényhelyszínek / Műsorszervezés

Playback, illetve fél-playback fellépéseket elsősorban popelőadók, nosztalgia előadók, mulatós zenét játszók, gyermekműsorokat bemutatók vállalnak. >>

Rendezvényhelyszínek / Catering

Sokszor szükség van egy profi vendéglátósra, aki házhoz jön, mobil eszközeivel bárhol bármikor egy fantasztikus parti kiszolgálására szakosodott. >>

Rendezvényhelyszínek / Dekoráció

Minden esemény más és más, ezért az egyediségét, arculatát a dekoráció, a dekoratőrök teszik teljessé. >>

Rendezvényhelyszínek / Koktél show

Szinte nincs az a rendezvény, amit ne lehetne egy egy koktél show-val tovább színesíteni. >>

Rendezvényhelyszínek / Biztonsági szolgálat

Kulturális események, sportesemények, rendezvények védelme, területükön található nagy értékű eszközök és anyagok őrzése, VIP védelem. >>